社内ポータル刷新を、生成AIで「作って終わり」から自走運用へ

国内大手総合建設会社

部門ごとに分散していた社内情報を集約する「情報ハブ」として社内ポータルを再設計。
生成AIを活用した制作・更新の仕組みと運用ルールを整備し、最終的にはIT専門職ではない社内担当者自身が、生成AIを使ってページの修正・作成・改善を行える状態まで内製化を支援しました。

課題

部門ごとに情報が分散し、必要な情報を探しづらい状態

部門ごとに社内ページや業務システムが分かれており、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかることが課題となっていました。

一方で、既存のシステムやページには継続して活用できる資産も多く、すべてを新しいシステムへ移行・統合することが最適とは限りませんでした。

そこで、既存資産を活かしながら必要な情報への入口を整理する**「情報ハブ」としての社内ポータル**を構築する方針としました。

支援内容

既存資産を活かした社内ポータルを設計

既存の社内ページやシステムを活かしながら、利用者が目的の情報へスムーズにアクセスできるよう、情報構造や導線を整理。

単に新しいページを制作するのではなく、今後も社内で継続的に更新・改善できることを前提にポータル全体を設計しました。

生成AI活用

HTML制作・修正に生成AIを活用し、更新を高速化

社内ポータルのHTMLページ制作や修正に生成AIを活用。

ページのプロトタイプ作成やレイアウト調整、テキスト・HTMLの修正などを生成AIで行える仕組みを整え、従来は専門知識が必要だった制作・更新作業の負担を軽減しました。

これにより、制作時間を短縮するだけでなく、専門家へ依頼していた更新業務を社内で行うための土台を構築しました。

運用設計

「生成AIに任せすぎない」安全な更新ルールを整備

生成AIによるページ修正では、指示していない箇所まで変更されるなど、意図しない修正が発生する可能性があります。
そこで、変更する範囲や守るべきルールをあらかじめ定めた固定プロンプトや運用ルールを設計。
さらに、

• 更新前のバックアップ
• 更新履歴の保存
• バージョン管理
• 修正箇所の確認手順
• 問題発生時に元へ戻すためのルール

など、安心して生成AIを業務利用するための変更管理も整備しました。

自走化

非エンジニアの担当者が、自分でページを改善できる状態へ

仕組みを提供して終わりではなく、社内担当者向けにマニュアルの作成、操作説明、実際のページを使った実践レクチャーまで実施しました。

生成AIへの指示方法から修正結果の確認、バックアップ、公開まで、実際の更新業務を担当者自身で行えるよう支援。

最終的には、IT専門職ではない担当者が生成AIを活用し、自身で社内ポータルのページ修正・新規作成・改善を行える状態まで内製化しました。

成果

「制作時間の短縮」から「社内で改善を続けられる体制」へ

今回の取り組みで重視したのは、単に生成AIを使ってページ制作を速くすることではありません。
これまで専門家への依頼が必要だった更新作業を、社内担当者自身が生成AIを活用して行えるようになったことが大きな成果です。

生成AIで作る → 安全に運用する → 担当者が使いこなす → 社内で改善を続ける

という流れを構築することで、「作って終わり」ではない、継続的に社内で育てていけるポータル運用を実現しました。